参加远程会议可能会因为技术失败、日程上的困难或者没有会议焦点而感到痛苦。为使这个过程更简单，许多企业已经开始将新技术引入远程会议。

很多人都会在工作中参加会议，但是有时候，这些会议的内容会让人感到沮丧，因为这可能会导致工作安排的改变，让事情变得复杂。但在今天，许多企业采用先进的技术和工具，使得会议更加有意义。

参加远程会议可能会因为技术失败、日程上的困难或者没有会议焦点而感到痛苦。为使这个过程更简单，许多企业已经开始将新技术引入远程会议。

整合通讯平台RingCentral公司的CIOTrevorSchulze表示：“对于远程商务会议的改版并非新鲜事物。而且大部分人都觉得自己一直在开会，从会议中得到一点价值。

下面是企业在远程会议中使用的工具和技术，以改进网络连接，自动获取记录，管理作业项目，简化程序，共享想法。

1.改进采用的新技术。

由于远程会议正在增加，IT部门需要设法改善远程会议的质量。它包括在远距离会议上使用更为先进的通讯技术，利用手机和计算机技术来改善，或将两者结合起来。

一款手机会议应用程序通常播放所有与会者的声音，但是这些声音通常是混合在一起，而在现场会议上，人们习惯于听某一特定方向的声音。会议设备提供商Dolby(Dolby)和Sennheiser，已经试图在他们的设备中加入3D空间音频来模拟这一效果。目前，杜比公司已经通过收购Voxeet向移动会议应用提供类似的功能。

SonHoltdijk表示：“未来，参与远程会议和合作讨论的感觉就像出席一个现场会议一样。”SonHoltdijk说。

2.简化设置。

远距离会议软件使用自动化技术，以减少与远程会议相关的技术问题。举例来说，统一通信供应商N4Engage公司负责人理查德·布克斯顿说，可以使用CiscoWebexRoomKit视频自动检测会议设置，确定会议室中的每一个参加者，并提供一个点击按钮开始呼叫。

以会议室为基础的视频解决方案很容易使用，整合到会议平台上，并且能提供非常高质量的音频和视频。

不久之后，他就希望能利用面部识别功能，增加一张虚拟名片，通过语音指令来实现更好的交互，这就是自动化。

3.自动录音功能。

大会议应用(比如Otter和IBM的WatsonMedia平台)也使用了人工智能技术来自动记录会议。这样就能为参加者快速提供摘要，为大型远程会议生成标题，以及为后面的搜索创建索引内容。

IBMWatson公司视频产品主管ChrisZaloumis说，自动隐藏字幕能够提高用户参与度。IBM公司还开发了会议工具和技术，使企业能够在视频中的特定点追踪用户参与和完成率，从而为管理者提供反馈。

4.使用聊天机器人提高工作效率。

许多公司已经开始在远程会议上使用聊天机器人技术，通过Slack等工具，把文本交流与业务管理有机结合起来。通过这些工具，它们可以在文本对话中分析、管理和配置技术基础结构。如今，企业也开始使用相似功能的会议工具。

一家加拿大的房地产服务公司Precondo公司首席运营官SamanthaOdo说，这家公司使用了Slack集成，以简化包含Jira、googleDocs和Standuply中的项目管理用户。“这让会议更舒服，更有效率，”她说。这样就能把一些更好的功能整合到通用聊天工具中，为不同技术水平的用户提供一个简单的学习曲线。

5.可执行的会议记录。

一些企业还使用类似于远程会议的新应用程序，来管理议程项目、注释和决策工具，如Notion、Hugo、Soapbox和Sherpany。Aloa的产品策略师DavidPawlan说，他们已经使用了Notion，这样每一位与会者都能在会议开始前和进行中写出自己的议程项目，并且把它们分派给他们。

Pawlan说：“在远程会议开始前，每个人都必须填写议程，这样就更有合作精神了，而且在远程会议结束时，操作条目会自动发布到相应人员的移动设备上。”

Zylo的客户经理MattRenie说，Hugo等工具也能把操作项目推入用户需要做的事情，从而降低信息超载。对于远程会议中日益增多的工具和技术，他担心用户会变得更复杂，并且有必要逐渐淡出后台，同时，关于特定账户的文档和邮件线索集中到一个地方。

Sherpany是一家正在发展创新技术的公司，它通过分析平台组织的远程会议，使用人工智能技术来追踪讨论议题。同时，它也提供了工具，帮助管理人员判断特定主题在远程会议上代表过多或过少。TobiasH,Sherpany的CEO和创立者？ckermann说，他们还在开发一些提供远程会议表现反馈的功能。

6.时间安排自动化。

2112市场营销总监HenryMcIntosh表示：“对于参观者来说，使用日记预定会议是一种噩梦，特别是对于客户会议或者潜在的客户会议。"他表示，公司已经使用Calendly来简化这一流程。其它的自动化日程表工具包括Doodle和FreeBusy。

MyQuarton是Maryville大学的在线组织领导力项目讲师，他说：“这些平台让用户决定什么时候给大多数人使用，并分享远程会议的重要细节。

网络营销教育机构AuthorityHacker共同创立者MarkWebster认为，这些工具的真正威力在于与其它应用程序的集成。举例来说，当有人预定会议时，它会自动更新自己的日程表，并生成视频会议应用程序的会议室代码。

Webster说：“这一点非常适合安排一对一的会议(如业绩评估)，这样员工就能在空闲时间里从可利用的时间里选择适当的时间进行互动。

7.简化轮询。

像Slido这样的软件工具允许员工在大型远程会议之前和期间回答投票和提问。SoftwarePundit公司的首席执行官BruceHogan表示，这使得远程会议更具有互动性，也让更多的团队成员参与到这个项目中来。

他说，公司使用Slido，让员工在开会前提出问题，然后就自己喜欢的问题投票。领导力能在会议中处理团队最迫切的问题。

使会议技术行之有效的最大挑战在于如何将它融入到公司及其文化中。为提高采纳率，他们将Slido的使用说明发布到会议邀请中。

8.分享白板。

分享白板为参加者在远距离会议上发表议程、想法和决策提供了一个空间。科技评论服务商KommandoTech公司的共同创始人JovanMilenkovic说，这意味着不做任何口头上的解释就能实时追踪进展。虽然这是一项简单的工作，但是他的团队已经和Miro公司一起工作了，建议首先尝试一下，以免分心。

TechLoris的CEOShayneSherman喜欢使用AWWApp，这能让他在别人不认同的情况下编辑同一个可视化文件。我觉得这个方法对于保证与会者的跟踪很有帮助。同时，还为与会人员提供了一条发表意见的良好渠道。”

企业管理协会进行研究。